Head of Operations (m/w/d) in Köln

01Ihre Aufgaben

Du analysierst unsere End-to-End-Kundenprozesse von der ersten Datenaufnahme über Unterlagenbeschaffung, Dienstleistersteuerung und Gutachtenerstellung bis hin zu Rechnung und Mahnwesen. Du findest die Stellen, an denen sich Vorgänge verzögern, Daten doppelt eingegeben werden oder fachliche Energie an Routinearbeit verloren geht. Und dann baust Du. In der Regel mit den jeweiligen Fachteams und KI-Tools.

Die Lösungen entwickelst Du entweder selbst, mit Code, Workflow-Tools, KI-Agenten und APIs, oder mit Hilfe Deines wachsenden Teams. Du bist näher an der Lösung als an der Theorie.

In Deiner täglichen Arbeit stehst Du im engen Austausch mit unseren anderen Teamverantwortlichen. Sie liefern Dir das Fachwissen, Du übersetzt es in Prozesse und Systeme. Gemessen wirst Du an Deinen zentralen Kennzahlen, und machst diese Größen für die gesamte Organisation transparent. Mittelfristig baust Du Dir das Team auf, das Du brauchst, sobald die Potenziale größer werden als das, was Du allein liefern kannst. Wer in welchem Tempo dazu kommt, entscheidest Du datengetrieben.

02Ihr Profil

Du bist technisch versiert und arbeitest hands-on mit KI. Du hast hast bereits Systeme und Automatisierungen gebaut, die in echten Geschäftsprozessen laufen. Du musst nicht aus dem Immobilienumfeld kommen, das Fachwissen liefern unsere Expert:innen, Du lieferst die technische Architektur.

Du bist daten- und prozessaffin. Du erkennst Muster in Daten, denkst in Inputs und Outputs und kannst manuelle Abläufe so zerlegen, dass sie automatisierbar und integrierbar werden. Du bist generalistisch, Du kannst Dich in ein Thema reindenken, indem Du Dir erklären lässt, wie es heute manuell gemacht wird, und daraus eine elegante technische Lösung entwickeln.

Du arbeitest eigenverantwortlich und kannst priorisieren. Du wirst von allen Seiten Wünsche bekommen und Du musst entscheiden können, was zuerst gebaut wird. Du kommunizierst in beide Richtungen souverän, sowohl mit Fachverantwortlichen über deren Prozesse als auch über deren technische Umsetzung. Du bringst Führungspotenzial mit. Du startest allein, baust aber mittelfristig ein Team auf. Du musst keine zehn Jahre Führungserfahrung mitbringen, aber den Willen, ein Team aufzubauen und weiterzuentwickeln.

Deutsch sprichst Du fließend, unsere internen Prozesse, Kunden und externen Partner laufen auf Deutsch.

03Warum wir?

Wir wachsen schnell und wir wollen es so tun, dass jeder einzelne Vorgang schneller, präziser und reibungsloser läuft als heute. Genau dafür suchen wir Dich.

Bei Certa erstellen wir Immobiliengutachten in einer Geschwindigkeit, Qualität und Skalierbarkeit, die der klassische Markt nicht kennt. Hinter unserem Wachstum stehen Menschen mit klarer Fachexpertise in verschiedenen Teams sowie eine technische Infrastruktur, die das alles zusammenhält. Diese Infrastruktur wollen wir auf das nächste Level heben.

Du übernimmst nicht ein bestehendes Team mit operativer Tagesverantwortung, die liegt bereits in starken Händen.

Du baust eine neue, crossfunktionale Funktion auf, die als Hebel zwischen allen Teams wirkt. Du identifizierst Engpässe, denkst Prozesse neu und sorgst dafür, dass unser Wachstum technologisch getragen wird statt händisch gestemmt zu werden.

Dich erwartet eine echte Gestaltungsrolle. Du baust eine Funktion auf, die es bei uns so noch nicht gibt, mit direkter Berichtslinie an die Geschäftsführung.

Du arbeitest mit Menschen, die ihr Handwerk verstehen und froh sind, wenn ihnen jemand die technische Seite ihrer Themen abnimmt. Unser Tech-Stack hat Substanz und wir nutzen das Tool, was das jeweilige Problem am besten löst.

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