Vikarierande koordinator och office manager

Stockholm, vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss, för stockholmarna.

Trafikkontoret ansvarar för att sköta om och utveckla Stockholms offentliga rum, så att de är trygga, attraktiva, framkomliga och hållbara. Uppdraget innefattar allt ifrån att ta hand om den befintliga stadsmiljön till att genomföra strategiska investeringsprojekt och planera för morgondagens växande storstad. För att klara vårt uppdrag är vi ca 500 kollegor, som huvudsakligen sitter i Tekniska Nämndhusets nyrenoverade lokaler på Kungsholmen. Tillsammans ser vi till att Stockholm fortsätter vara en stad i framkant med hållbara transportlösningar och levande miljöer, både idag och i framtiden.

01Välkommen till oss

Du kommer bli en del av Stöd- och utvecklingsenheten under avdelningen för Verksamhetsstöd på trafikkontoret. På enheten arbetar ca 10 personer med olika stödjande funktioner så som nämndadministration, verksamhetsutveckling och beställarstöd. Här får du arbeta med att utveckla stödprocesserna för lokal- och trivselfrågor, stöttar kontorets chefer och verksamheter och bidrar till att trafikkontoret har bra förutsättningar för en trevlig kontorsmiljö med god intern service. Hos oss är stämningen glad och trevlig och vi söker dig som vill bli en del av det.

02Vi erbjuder

En arbetsplats där vi hjälper och stöttar varandra i det vardagliga arbetet och arbetar med en verksamhet som engagerar och berör stadens invånare. Vi har flexibla arbetstider, friskvårdsersättning och friskvårdstimme samt möjlighet till växling av semesterdagstillägg mot extra ledighet. Vi är en arbetsplats som erbjuder goda möjligheter till vidareutveckling, delaktighet och inflytande.

03Din roll

Din roll som koordinator är att samordna lokalfrågor och kontorsövergripande initiativ för att göra trafikkontoret till en professionell och trevlig arbetsplats. Du hanterar praktiska frågor gällande mötesrum, inventarier och internservice samt utvecklar arbetssätten för detta, är kontaktperson och kravställare i kontorsfrågor och anordnar kontorsgemensamma aktiviteter så som personalfest och seminarier. Du stöttar avdelningen Verksamhetsstöd administrativt i konferensbokningar, avtackningar och beställningar, tar mötesanteckningar, för protokoll och genomför enklare kartläggningar/utredningar. I rollen koordinerar du planeringen och uppföljningen av HLR och brandskyddsfrågor för kontoret.

Rollen kan liknas vid en ”office manager” och består både av att självständigt driva dina frågor och att samarbeta med olika delar av organisationen för att utveckla stödprocesserna för trivsel- och lokalfrågorna.

04Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som:

• Har en relevant eftergymnasial utbildning och flerårig arbetslivserfarenhet från en liknande roll som exempelvis Office manager, koordinator eller kontorsansvarig.
• Har lätt för att bygga relationer och kommunicerar bra på svenska både i tal och i skrift.
• Är van att arbeta proaktivt och har en god administrativ förmåga.

Vi söker dig som är hjälpsam, strukturerad och är bra på driva dina frågor. Du är handlingskraftig, lösningsorienterad och gillar att arbeta i en samordnande och social roll med administrativa inslag och många kontaktytor. Vi ser att du är en social person som har lätt för att kommunicera, samarbeta och bygga relationer. Du är också duktig på att prioritera, hantera både stora och små frågor och tycker det är viktigt att vi har en rolig och trivsam arbetsplats. Vi tror även att du tycker att trafikkontorets verksamhet, att sköta om och utveckla de offentliga rummen i Stockholm, låter spännande och som något du vill bidra inom.

05Övrigt

Vi är nyfikna på vem du är, vad du kan och vad du vill. Känner du igen dig i ovanstående beskrivning och är intresserad av en ny utmaning? Varmt välkommen med din ansökan! I denna rekryteringsprocess kommer arbetspsykologiska tester att användas. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer du få lämna relevanta betyg och intyg samt, om aktuellt, ett registerutdrag från Polisen. Ladda inte upp detta i samband med att du ansöker.