Administrativ koordinator till miljö- och energivetenskaper

Vill du ha en central och varierad roll där du får arbeta nära institutionsledningen och bidra till utvecklingen av Chalmers nya institution för miljö- och energivetenskaper? Som administrativ koordinator får du ett kvalificerat och självständigt uppdrag där du kombinerar ledningsstöd och registratur med samordning och förbättring av administrativa processer. Du blir en del av institutionens nybildade verksamhetsstöd och får möjlighet att tillsammans med dina kollegor utveckla arbetssätt och forma ett verksamhetsstöd av högsta klass.

Information om institutionen

Institutionen för miljö- och energivetenskaper (ENV) bedriver verksamhet inom miljö- och energiområdet med starka kopplingar till tvärvetenskaplig forskning och samverkan med samhälle, industri och akademi, både nationellt och internationellt.

Du blir en del av institutionens nybildade verksamhetsstöd som arbetar nära och ger stöd till institutionens ledning, forskning och utbildning. Verksamhetsstödet består av administratörer, ekonomer, ett centrum (SLC) och en administrativ chef. Både institutionen och verksamhetsstödet befinner sig i en etablerings- och utvecklingsfas, där gemensamma arbetssätt behöver utvecklas, tydliggöras och förankras i organisationen.

Beskrivning av tjänsten

Som administrativ koordinator ger du kvalificerat administrativt stöd till prefekt, administrativ chef och institutionsledning. Du har en central och verksamhetsnära roll där du bidrar till att skapa struktur, samordning och välfungerande administrativa processer.

I dina huvudsakliga arbetsuppgifter ingår att:

• planera och samordna möten för institutionsledningsgruppen och institutionsrådet
• koordinera mötesunderlag, skriva protokoll och minnesanteckningar samt följa upp beslut och åtgärder
• ge administrativt stöd vid prefektens beslutsfattande och signering samt ta fram beslutsunderlag
• samordna institutionens arbete med remisser
• vara institutionens huvudregistrator med ansvar för löpande diarieföring, arkivering och dokumenthantering i samverkan med andra registratorer och Chalmers centrala registratur
• planera och samordna institutionsgemensamma arrangemang samt vid behov bidra i frågor som rör IT, inköp, lokaler och service
• tillsammans med administrativ chef och kollegor utveckla, dokumentera, införa och följa upp gemensamma administrativa rutiner och arbetssätt
• i nära samarbete med administrativ chef och kollegor samordna och bidra till förbättringsarbete, bland annat genom att utveckla och införa digitala arbetssätt och AI-baserade lösningar i administrativa processer

Anställningsform

Tillsvidareanställning på heltid med önskat tillträde i januari eller enligt överenskommelse.

Provanställnig kan komma att tillämpas.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant eftergymnasial utbildning eller arbetslivserfarenhet som vi bedömer likvärdig. Du har flerårig erfarenhet av att arbeta med kvalificerat administrativt ledningsstöd och god erfarenhet av att utveckla och förbättra administrativa processer och arbetssätt. Du har mycket god förmåga att formulera tydliga och välstrukturerade texter och kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, både muntligt och skriftligt. Du har god digital kompetens och förmåga att planera, prioritera och följa upp flera parallella ärenden på ett strukturerat och noggrant sätt.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av administrativt arbete inom universitet, högskola eller annan komplex organisation
• erfarenhet av mötesberedning, protokollföring, framtagande av beslutsunderlag och remisshantering
• erfarenhet av att planera och samordna större möten, konferenser och evenemang
• erfarenhet av registratur, diarieföring, arkivering eller annan kvalificerad dokument- och informationshantering
• erfarenhet av digitalisering och av att använda eller införa AI-baserade lösningar i administrativa processer

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen behöver du vara självständig, strukturerad och kvalitetsmedveten. Du arbetar noggrant, hanterar information med hög integritet och har förmåga att behålla överblicken även när flera uppgifter och processer pågår samtidigt. Du är serviceinriktad, samarbetsorienterad, lösningsorienterad, samtidigt som du är lyhörd och har gott omdöme. Du identifierar förbättringsmöjligheter och bidrar till att omsätta idéer i praktiken i nära samarbete med administrativ chef och kollegor. Du trivs i en roll med många kontaktytor och har lätt för att bygga goda relationer.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Att arbeta på Chalmers

Chalmers värdeord, öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.

Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:

• Flexibilitet att arbeta på distans med hänsyn till verksamhetens behov.
• Semester upp till sju veckor per år.
• Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
• Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra https://www.chalmers.se/om-chalmers/arbeta-hos-oss/chalmers-som-arbetsgivare/formaner-och-villkor/ och hur det är att https://www.chalmers.se/om-chalmers/arbeta-hos-oss/.

Ansökningsförfarande

Ansökan ska vara märkt med namn och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev

• 1-2 sidor

Övrigt (valfritt)

• Eventuella intyg, betyg etc.

Bakgrundskontroll kan komma att genomföras som en del av rekryteringsprocessen.

Sista ansökningsdag: 8 november, urval kommer att genomföras löpande under ansökningsperioden.

Vid frågor, vänligen kontakta:

Camilla Kolm, administrativ chef

Madelene Olsson, HR-partner