Anbudskoordinator / Bid Coordinator med AI-fokus

Vi på Centio söker en Anbudskoordinator / Bid Coordinator med AI-fokus till vårt kontor i Vällingby.

Tjänsten är på heltid.

01Arbetsbeskrivning

Centio Consulting Group söker en strukturerad, noggrann och självgående anbudskoordinator som vill arbeta med offentlig upphandling, konsult-CV:n och AI-stödd anbudsproduktion.

Vi arbetar löpande med anbud inom konsulttjänster för samhällsbyggnad och infrastruktur, ofta mot offentliga beställare. Upphandlingarna innehåller detaljerade krav på konsulternas utbildning, erfarenhet, arbetsuppgifter, referensuppdrag, systemkunskaper och andra kvalifikationer.

Vi har utvecklat mallar, arbetsflöden och GPT-baserade processer som du kommer att använda och bidra till att utveckla vidare.

02Vilka anbud vi arbetar med

Anbuden handlar ofta om att offerera konsulter till roller inom exempelvis projektledning, projektering, dokumentation, ekonomi, BIM, GIS och byggledning.

Kraven kan avse utbildning, antal års erfarenhet, arbetsuppgifter, projekt- eller kontraktsstorlek, projekterfarenhet, system och verktyg, standardavtal och regelverk, referensuppdrag, referenspersoner samt meriter och mervärden.

En central del är att säkerställa att varje konsult uppfyller kraven och att detta redovisas tydligt, korrekt och verifierbart.

03Om rollen

Du kommer bland annat att:

• läsa och tolka upphandlingsdokument samt identifiera krav, meriter och redovisningskrav

• analysera kandidaters CV:n och övriga underlag mot kraven

• använda GPT för att ta fram och kvalitetssäkra anbuds-CV:n, kravsvar, kravmatriser och referensuppdrag

• säkerställa att varje krav besvaras korrekt, tydligt och verifierbart

• kontrollera att uppgifter är konsekventa mellan olika anbudsdokument

• identifiera saknade eller osäkra uppgifter och formulera kompletteringsfrågor

• följa upp kandidater och samla in svar, intyg, examensbevis, referenser, godkännanden och andra handlingar

• driva flera anbudsprocesser parallellt och prioritera utifrån deadline, affärsvärde och arbetsinsats

• kvalitetssäkra anbudsunderlagen enligt våra mallar, processer och formateringskrav

• utveckla prompter och AI-arbetsflöden samt identifiera moment som kan effektiviseras.

04Så ser anbudsprocessen ut

Ett anbud börjar med att upphandlingsdokumenten analyseras och kraven identifieras. När vi får en anbudsbeställning från rekryterarna granskas aktuell kandidat mot upphandlingen.

Med stöd av GPT tas exempelvis anbuds-CV, kravsvar, kravmatris och referensuppdrag fram. Saknade uppgifter identifieras och kompletteringar, intyg och referenser samlas in. Kandidaten kontrollerar och godkänner materialet skriftligen innan slutlig kvalitetssäkring och inlämning.

Efter anbudet dokumenteras lärdomar och våra arbetssätt och prompter förbättras.

05Vem vi söker

Vi söker dig som tycker om struktur, detaljer och att få saker helt rätt. Du behöver samtidigt kunna behålla helhetsperspektivet, prioritera och självständigt driva flera arbetsuppgifter framåt.

Vi ser gärna att du har:

• mycket god svenska i tal och skrift samt mycket god läsförståelse

• förmåga att tolka detaljerade krav och instruktioner

• mycket god vana av Word samt god vana av Excel och Microsoft 365

• god generell systemvana

• erfarenhet av ChatGPT/GPT eller liknande AI-verktyg och förmåga att utveckla prompter

• mycket god förmåga att planera och prioritera parallella arbetsflöden

• ett mycket strukturerat och noggrant arbetssätt.

Det är meriterande om du har erfarenhet av offentlig upphandling, anbud, offertarbete, konsult-CV:n, rekrytering, projektadministration, teknisk dokumentation eller kvalitetssäkring.

Tidigare erfarenhet som Bid Manager är inte ett krav. Vi värdesätter noggrannhet, omdöme, språklig förmåga och förmågan att lära sig vårt arbetssätt högt.

06AI och kvalitetssäkring

GPT är ett centralt arbetsverktyg, men resultatet får aldrig accepteras okritiskt. Du behöver kunna upptäcka felaktiga antaganden, missade krav, sammanblandade uppgifter, information som inte går att verifiera och motsägelser mellan anbudsdokument.

Rollen kombinerar därför effektiv användning av AI med noggrann mänsklig kvalitetssäkring.

07Uppföljning, prioritering och deadlines

Flera upphandlingar kan pågå samtidigt och nya anbud kan komma in med kort framförhållning. Du behöver kunna prioritera och omprioritera när deadlines eller förutsättningar förändras.

Du ansvarar för att följa upp kandidater och säkerställa att kompletteringar, intyg, referenser, godkännanden och andra handlingar kommer in i tid. Du driver arbetet framåt och uppmärksammar Bid Manager tidigt om något riskerar att påverka anbudet.

Periodvis kan arbetsbelastningen vara hög, särskilt inför anbudsinlämningar, och övertid kan förekomma. Du behöver därför vara flexibel och behålla kvaliteten även under tidspress.

08Processutveckling

Du kommer även att dokumentera lärdomar, förbättra prompter, testa AI-arbetsflöden och identifiera manuella moment som kan effektiviseras. Målet är snabbare, enklare och mer kvalitetssäkra arbetssätt.

Om oss Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt. Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats, tjänstepension och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov. Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet. För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst. Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska. Vi ser fram emot din ansökan!