Skolforskningsinstitutet söker administratör och registrator

01Om Skolforskningsinstitutet

Skolforskningsinstitutet är en statlig myndighet under Utbildningsdepartementet.  Vi verkar för lärande, utveckling och förbättrade kunskapsresultat genom att stärka förutsättningarna för att undervisningen kan planeras, genomföras och utvecklas på vetenskaplig grund.

Det gör vi bland annat genom att sammanställa forskningsresultat och fördela forskningsbidrag till praktiknära forskning. Vi är en myndighet under utveckling med ett tydligt sikte att fler i skolväsendet ska nås av och använda sig av våra forskningssammanställningar.

På Västgötagatan 5 på Södermalm i Stockholm erbjuder vi stimulerande arbetsuppgifter, kompetenta kollegor, en kreativ arbetsmiljö i aktivitetsbaserat landskap och möjlighet att förlägga delar av arbetstiden på distans. På institutet är vi i dag 25 med­arbetare, varav drygt hälften är disputerade forskare.

02Beskrivning

Skolforskningsinstitutet söker en administratör och registrator till myndighetens kansli. Rollen innebär ett brett arbete med registratur, informationshantering, dataskydd, informationssäkerhet och intern administration i en mindre statlig myndighet.

03Om uppdraget

Som administratör och registrator ansvarar du för myndighetens löpande registratur och ger administrativt stöd inom informationshantering och intern service. Du har en central roll i att se till att handlingar hanteras strukturerat och att myndighetens administrativa rutiner fungerar väl.

I uppdraget ingår även att samordna och ge verksamhetsnära stöd inom dataskydd och informationssäkerhet samt att hantera olika interna administrativa frågor. Arbetet sker i nära samarbete med kanslichefen, övriga medarbetare inom kansliet och myndighetens verksamhet.

04Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna omfattar bland annat att:

• registrera och diarieföra allmänna handlingar
• hantera och fördela inkommande post och e-post
• ge stöd till medarbetare i frågor om registrering och dokumenthantering
• medverka i arkivarbete, gallring och utlämnande av allmänna handlingar
• utveckla och dokumentera rutiner för registratur och informationshantering
• samordna myndighetens löpande arbete med GDPR och dataskydd
• ge administrativt stöd i informationssäkerhetsarbetet
• administrera behörigheter och användarkonton
• samordna frågor som rör IT, telefoni och digital utrustning
• ge administrativt stöd till ledning och verksamhet
• samordna praktiska och administrativa frågor inom myndigheten
• bidra till utvecklingen av myndighetens administrativa arbetssätt.

05Du ska ha

• relevant eftergymnasial utbildning inom registratur, arkiv, offentlig förvaltning, administration eller annat område som arbetsgivaren bedömer likvärdigt
• kunskap om de regelverk som styr hantering av allmänna handlingar
• erfarenhet av administrativt arbete och dokumenthantering
• god digital kompetens
• Kunna uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.

06Det är meriterande om du har

• erfarenhet av arbete i statlig myndighet
• aktuell erfarenhet av arbete med registratur och diarieföring i offentlig verksamhet
• erfarenhet av arkivarbete, gallring och utlämnande av allmänna handlingar
• erfarenhet av att samordna arbete inom GDPR och dataskydd
• erfarenhet av administrativt informationssäkerhetsarbete
• erfarenhet av behörighetsadministration
• erfarenhet av IT-, telefoni- eller systemadministration
• erfarenhet av intern service och administrativ samordning
• erfarenhet av att utveckla och dokumentera administrativa rutiner och processer
• erfarenhet av arbete i en mindre organisation med breda ansvarsområden.

07Dina personliga egenskaper

Som person är du strukturerad, noggrann och serviceinriktad. Du tar ansvar för ditt arbete, har förmåga att prioritera mellan olika uppgifter och bidrar till ordning och tydlighet. Du samarbetar väl med andra och kan på ett pedagogiskt sätt ge stöd i frågor som rör registratur och informationshantering. Du har gott omdöme, hög integritet och förståelse för de krav som ställs på arbete i en statlig myndighet. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

08Anställning

Anställningen är en tillsvidareanställning med sex månaders provanställning.

Ansökan görs i rekryteringssystemet Varbi.

Välkommen med din ansökan.