Office Coordinator på deltid

Vi söker en proaktiv och serviceinriktad Office Coordinator till vårt Stockholmskontor på deltid. Om du gillar att arbeta självständigt, hålla ordning och se till att alla känner sig välkomna så vill vi gärna höra från dig!

01Om tjänsten

Vi söker för vår kunds räkning en Office Coordinator på deltid (två dagar/veckan) med omgående start. Uppdraget sträcker sig långsiktigt vid sidan av dina studier förutsatt att alla parter är nöjda.

Du kommer arbeta på Stockholmskontoret tillsammans med ett tätt team på cirka 30 medarbetare.

02Arbetsuppgifter

Som Office Coordinator kommer du att vara mycket mer än ett vänligt ansikte i receptionen. Du kommer att vara den person du ska kontakta för allt från att hålla kontoret välfyllt och välkomnande till att samordna med fastighetsförvaltningen och se till att allt fungerar som det ska. Se dig själv som motorn som håller kontoret igång, från att beställa förnödenheter till att se till att det alltid finns färskt kaffe och frukt i köket. Rollen är varierande och kommer att inkludera uppgifter som bland annat:

• Organisera och koordinera kontorsevenemang, teamaktiviteter, firanden och initiativ för medarbetarengagemang, inklusive arrangemang kring lokaler, catering och leverantörer vid behov
• Assistera vid leveranser och godsmottagning, inklusive budbokningar, spårning av leveranser samt hantering av inkommande och utgående paket
• Koordinera och hantera allmän kontorsadministration, inklusive beställning av förnödenheter, utrustning och tjänster
• Fungera som kontaktpunkt med fastighetsadministrationen och fastighetsförvaltningen (t.ex. hyresfrågor, felrapporter och underhållsförfrågningar)
• Säkerställa en smidig daglig drift och ett välfungerande kontor
• Hålla kontoret rent, snyggt och presentabelt
• Säkerställa att köket är fullt utrustat och underhållet (frukt, kaffe, te etc.), inklusive inköp och lätt städning
• Samarbeta med interna team och intressenter för att upprätthålla en konsekvent och smidig kontorsupplevelse

03Vi söker dig som

• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i skrift och tal, då det används i det dagliga arbetet
• Studerar på eftergymnasial nivå med minst ett år kvar av dina studier
• Har god data- och systemvana

I den här rollen värdesätter vi dina personliga egenskaper högt. Vi söker dig som är självständig och proaktiv, med en naturlig förmåga att upptäcka vad som behöver göras och ta initiativ. Du är flexibel, anpassar dig snabbt och alltid redo att hjälpa till, ingen uppgift är för stor eller för liten. Du är en tydlig kommunikatör som lätt knyter an till andra, och din serviceinriktade, vänliga attityd bidrar till att skapa en positiv atmosfär på kontoret. Med en stark noggrannhet och hög integritet är du stolt över att hålla saker och ting löpande smidigt och professionellt.

04Vår rekryteringsprocess

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.