Administratörer till vård- och omsorgsboenden i Botkyrka kommun

Vill du ha meningsfulla arbetsuppgifter som gör skillnad i människors liv? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom!

Vård- och omsorgsförvaltningens ansvar är att ge vård, omsorg och stöd till äldre och personer med funktionsnedsättning samt ge stöd till deras anhöriga. Vårt mål är att med medborgarens fokus ge goda förutsättningar till en självständig, stimulerande och trygg livssituation - dygnet runt. Vi är 2 500 medarbetare som i våra olika funktioner ger stöd och omsorg till de medborgare som behöver det.

01Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vi söker sju administratörer till våra vård- och omsorgsboenden i Botkyrka kommun, med en administratör till respektive boende: Alby Äng, Brotorp, Kärsdala, Silverkronan, Strandängsgården, Tornet och Tunängen. Läs mer om våra vård- och omsorgsboenden i Botkyrka kommun.

Som administratör har du en central roll i verksamheten där du ansvarar för att bemanning och administrativa processer fungerar i det dagliga arbetet. Bemanning utgör den största delen av uppdraget och innebär ett självständigt ansvar för att verksamheten har rätt personalresurser utifrån aktuella behov. Du har en nära dialog med chef, medarbetare och andra funktioner och behöver kunna hantera både planerade och oförutsedda situationer.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att:

• planera och samordna kort- och långsiktig bemanning, inklusive schema- och semesterplanering
• hantera personalfrånvaro och samordna timvikarier utifrån verksamhetens behov
• planera och boka medarbetare till utbildningar
• hantera beställningar, fakturor och rekryteringsadministration
• ansvara för övrig löpande administration, exempelvis bokningar, leveranser och passerkort.

Du driver ditt arbete självständigt och behöver kunna fatta beslut inom ditt ansvarsområde utan att alltid ha möjlighet att stämma av med chef. Samtidigt är samordning med andra en viktig del av uppdraget, där du bidrar till fungerande arbetssätt och en god kontinuitet i verksamheten.

02Vi erbjuder dig

På våra vård- och omsorgsboenden arbetar du nära enhetschefer och medarbetare och har en viktig funktion i verksamhetens dagliga planering. Du har din huvudsakliga arbetsplats på ett av våra sju boenden och samarbetar med administratörskollegor på de övriga boendena. Inom verksamhetsområdet pågår en satsning på att utöka antalet enhetschefer för att stärka ledarskapet, förbättra arbetsmiljön och utveckla kvaliteten i omsorgen. Tillsammans bidrar ni till en verksamhet där administrativa processer och bemanning skapar goda förutsättningar för medarbetarna att utföra sitt arbete.

Vi erbjuder dig en självständig och varierad roll där du får använda din erfarenhet och bidra till att utveckla administrativa rutiner och arbetssätt. Vi värdesätter dina initiativ och vill ge utrymme för dialog om kompetensutveckling utifrån dina önskemål och verksamhetens behov. Vi tillämpar årsarbetstid och arbetet är huvudsakligen förlagt till måndag-fredag, men kvälls- och helgarbete kan förekomma i enskilda fall. Arbetet utförs på plats eftersom rollen kräver närhet till verksamheten.

03Du som söker till oss

Du har en gymnasie- eller komvuxexamen inom vård och omsorg i kombination med förvärvad relevant erfarenhet av administrativt arbete, alternativt har du en yrkeshögskoleexamen inom administration. Du har erfarenhet av administrativt arbete där du självständigt har ansvarat för bemanning och schemaläggning.

Övriga krav för tjänsten:

• Erfarenhet av att arbeta i digitala schema-, löne- eller verksamhetssystem.
• Erfarenhet av att använda digitala verktyg i administrativt arbete.
• Förmåga att kommunicera tydligt på svenska i tal och skrift.

Vi ser det som meriterande om du har:

• Erfarenhet av en samordnande eller koordinerande roll.
• Erfarenhet av administrativt arbete inom kommunal verksamhet.
• Erfarenhet av att arbeta nära chef eller ge administrativt stöd till ledning.
• Erfarenhet av beställningar och fakturahantering.
• Kunskaper i Microsoft 365.
• Kunskap om arbetstidslagen.

Som administratör är du strukturerad och kan planera, organisera och följa upp ditt arbete även när flera uppgifter behöver hanteras samtidigt. Du har ett lösningsorienterat arbetssätt och kan snabbt skapa dig en överblick när bemanningsbehov förändras eller oväntade situationer uppstår. Du tar initiativ, prioriterar utifrån verksamhetens behov och arbetar för att hitta lösningar som fungerar i praktiken.

Du är också samarbetsorienterad och förstår vikten av att samordna olika behov och perspektiv i kontakten med chefer, medarbetare och administratörskollegor. Genom ett relationsskapande arbetssätt bygger du förtroende och skapar en öppen dialog med dem du samarbetar med. Det hjälper dig att fånga upp verksamhetens behov, hantera bemanningsfrågor och bidra till ett fungerande samarbete mellan boendena.