Koordinerande receptionist till global aktör i Helsingborg!

Vill du vara ansiktet utåt för ett snabbväxande företag inom försvarsindustrin? Vi söker en serviceinriktad stjärna för ett fartfyllt deltidsuppdrag i en delad roll som Receptionist och Office Coordinator. Vi tillämpar löpande urval och tar ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Välkommen in med din ansökan!

01Om tjänsten

Som Receptionist och Office Coordinator är du spindeln i nätet i den dagliga verksamheten på vår kunds huvudkontor i Helsingborg, ansvarig för att skapa ett välkomnande intryck och säkerställa att kontoret fungerar smidigt. Du kommer att vara den första kontakten för besökare och en viktig supportfunktion för alla medarbetare. Tjänsten är på deltid och är fördelad måndag till fredag under kontorstider, och du kommer att tillhöra organisationens HR- & Facility-team där gemenskap och korta beslutsvägar präglar vardagen.

02Arbetsuppgifter

I denna tjänst ansvarar du för att receptionen fungerar sömlöst och att besökare får ett professionellt mottagande. Arbetet innefattar att hantera företagets växeltelefon, administrera passerkort och sköta onboarding-rutiner för nyanställda. Utöver det administrativa ansvaret fungerar du som kontorets fixare, det innebär allt från mottagande av post och lägga kontorsbeställningar, till att säkerställa att fika och luncher koordineras vid kundmöten och event.

03Vi söker dig som

• Har erfarenhet från servicebranschen, exempelvis från hotell, restaurang charter, eller liknande koordinerande roller
• Kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska i såväl tal som skrift
• Besitter en god administrativ vana och vara bekväm med att hantera digitala system

Det är meriterande om du tidigare har arbetat som Receptionist eller Office Coordinator

För att trivas i rollen krävs en hög grad av handlingskraft och en förmåga att se vad som behöver göras innan behovet uppstår för att upprätthålla ordning och trivsel på kontoret. Som person är du utpräglat social, kommunikativ och trivs med att vara en samlande punkt för medarbetare och gäster. Rollen kräver en prestigelös inställning där man gladeligen hjälper till med högt och lågt, kombinerat med en stark problemlösningsförmåga. Slutligen är du en strukturerad lagspelare som behåller ett gott humör och en hög servicenivå även när tempot skruvas upp.

04Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.