Order & Master Data Coordinator

Är du en serviceinriktad och lösningsorienterad person som trivs i en operativ roll med många kontaktytor? Har du erfarenhet av orderhantering och ett intresse för system, masterdata och effektiva arbetsflöden? Nu söker Gazella Supply Chain en Order & Master Data Coordinator till BioSalma, ett entreprenörsdrivet bolag med stark position på den nordiska marknaden och spännande tillväxtmöjligheter. Här erbjuds du en varierad roll där du får kombinera kundkontakt, orderhantering och datakvalitet, samtidigt som du får möjlighet att påverka och utveckla interna arbetssätt.

01Om tjänsten

Som Order & Master Data Coordinator hos BioSalma får du en central roll i att säkerställa ett effektivt och kvalitetssäkrat orderflöde, från orderregistrering till leverans och uppföljning. Du ansvarar för den löpande orderhanteringen och fungerar som en viktig kontaktperson gentemot kunder, lager och transportörer.

Rollen kombinerar operativ orderhantering med ett återkommande ansvar för masterdata, där du arbetar med att skapa, uppdatera och kvalitetssäkra artikel- och kundinformation. Tillsammans med en kollega säkerställer du kontinuitet i det dagliga arbetet och bidrar till att information och processer fungerar genom hela flödet.

En viktig del av tjänsten är att proaktivt identifiera och hantera avvikelser, exempelvis leveransförseningar, felaktiga order eller bristande artikelinformation. Att lägga en order kan de flesta lära sig. Det som gör skillnad är hur du löser det när något blir fel. Du tar ett självständigt ansvar för att driva ärenden framåt och drar dig inte för att lyfta telefonen och ringa lager, transportör eller kund för att hitta en lösning.

Du arbetar tvärfunktionellt med bland annat försäljning, inköp och ekonomi och får en nyckelroll i ett bolag där ett pålitligt orderflöde är avgörande för kundupplevelsen. För rätt person finns goda möjligheter att bidra till utvecklingen av rutiner, kontroller och mer effektiva arbetssätt och att växa i rollen i takt med bolaget.

Tjänsten är placerad på BioSalmas kontor i Stockholm och du rapporterar till bolagets CFO & Operativ Chef.

02Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Ansvara för löpande orderregistrering, orderkontroll och uppföljning av kundorder.
• Koordinera utgående leveranser i nära samarbete med lager och transportörer samt följa upp leveransstatus och restorder.
• Hantera avvikelser kopplade till order, leveranser, returer och krediter samt säkerställa en god kundkommunikation.
• Säkerställa korrekta order- och leveransunderlag inför fakturering.
• Skapa, uppdatera och kvalitetssäkra artikel- och kundmasterdata i interna och externa system.
• Säkerställa korrekt artikelinformation, exempelvis artikelnummer, EAN/GTIN, förpackningshierarkier och logistiska uppgifter.
• Stötta vid produktlanseringar och upplägg av nya kunder genom att säkerställa korrekt och fullständig masterdata.
• Identifiera och åtgärda avvikelser i data samt bidra till förbättrade rutiner, kontroller och arbetsprocesser.

03Din bakgrund

Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av operativ orderhantering, kundorderadministration eller outboundlogistik och som har en god förståelse för sambandet mellan order, lager, leveranser och fakturering. Vi ser gärna att du har omkring 1-3 års erfarenhet från en liknande roll och är van vid att arbeta i affärssystem.

Du har goda kunskaper i Excel och känner dig bekväm med att hantera och kvalitetssäkra information i olika system. Har du dessutom erfarenhet av masterdata, artikeladministration eller arbete med stora artikelregister ser vi det som meriterande.

Vi ser gärna att du har erfarenhet från FMCG, dagligvaruhandel, apotek eller annan produktintensiv verksamhet. Erfarenhet av externa lager, transportörer, EDI, GS1/Validoo eller system som Fortnox är också meriterande.

Du kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, i såväl tal som skrift.

04Personliga egenskaper

För att trivas och lyckas i rollen tror vi att du är en strukturerad, noggrann och ansvarstagande person som uppskattar en varierad arbetsdag. Du har ett lösningsorienterat förhållningssätt och trivs i en operativ miljö där du får kombinera administrativa arbetsuppgifter med problemlösning och många kontaktytor.

Du är kommunikativ och serviceinriktad, med en naturlig förmåga att skapa goda relationer och samarbeta med både interna och externa parter. När utmaningar uppstår tar du initiativ, söker aktivt information och driver ärenden framåt tills de är lösta.

Vidare är du prestigelös, flexibel och har lätt för att prioritera när tempot är högt. Du motiveras av att skapa struktur och kvalitet i det dagliga arbetet och har ett intresse för att identifiera förbättringsmöjligheter som bidrar till effektivare processer och arbetsflöden.

05Vad erbjuder BioSalma?

BioSalma är ett svenskt varumärke inom kosttillskott med en stark position på den nordiska marknaden och bred distribution inom både e-handel och fysisk retail. Verksamheten präglas av entreprenörskap, affärsmässighet och ett tydligt tillväxtfokus.

Under 2026 inleds nästa kapitel i bolagets tillväxtresa. BioSalma har blivit en del av Vision Healthcare, en europeisk plattform inom egenvård. Förvärvet skapar nya möjligheter att accelerera bolagets utveckling genom tillgång till en större internationell struktur och ett brett nätverk inom distribution och marknad.

Hos BioSalma blir du en del av ett entreprenörsdrivet bolag med korta beslutsvägar och stort engagemang. Här får du möjlighet att ta ett tydligt ansvar i det dagliga arbetet, påverka hur vi arbetar och växa tillsammans med bolaget.

06Ansökan

I denna rekrytering samarbetar BioSalma med Gazella Supply Chain. Har du frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare Anna Ardbo. Vi arbetar med ett löpande urval och ser därför gärna att du skickar in din ansökan så snart som möjligt.

Varmt välkommen med din ansökan!

Rekrytering sker i samarbete med Gazella.