Sektor funktionshinder söker en chefssekreterare

Är du en person som trivs med att skapa struktur, samordna processer och vara ett nära stöd till ledning? Då kan rollen som chefssekreterare vara något för dig.

Som chefssekreterare har du en central funktion i sektorledningens arbete och arbetar nära sektorchefen i en varierad och ansvarsfull roll. Du planerar, koordinerar och skapar förutsättningar för att verksamheten ska fungera smidigt och effektivt. Med många kontaktytor och ett självständigt arbetssätt får du möjlighet att göra verklig skillnad i en verksamhet som bidrar till att förbättra människors vardag.

Din placering är på Sollidenvägen 64b och Krondikesvägen 60 men du kommer också arbeta på andra arbetsplatser i centrala Östersund vid behov. Arbetet omfattar kontorstider, förlagda vardagar 08.00-17.00 med möjlighet till flexibel arbetstid.

Tjänsten är en tillsvidareanställning. Provanställning kan komma att tillämpas och tillträde sker enligt överenskommelse.

01Ditt nya jobb

Som chefssekreterare har du en central och viktig roll i sektorns ledningsarbete. Du arbetar nära sektorchefen och fungerar som ett kvalificerat administrativt stöd till både sektorledning och verksamhet. Rollen innebär ett stort ansvar för att planera, samordna och strukturera administrativa processer, vilket bidrar till att verksamheten fungerar effektivt och professionellt. Genom att skapa struktur, hålla samman processer och säkerställa ett välfungerande administrativt stöd skapar du förutsättningar för sektorchefen att fokusera på ledning, utveckling och strategiska frågor.

I uppdraget ingår att planera och samordna möten och konferenser samt att förbereda kallelser, dagordningar och övriga mötesunderlag. Du ansvarar även för sekreterarskap vid möten, där du för minnesanteckningar och skriver protokoll. En viktig del av arbetet är dokumenthantering, diarieföring och administration av inkommande och utgående handlingar, inklusive samordning vid utlämnande av allmänna handlingar.

Rollen omfattar även stöd i framtagande av presentationer, rapporter och andra administrativa underlag samt samordning av olika administrativa processer inom sektorn. Du har många kontaktytor och samarbetar dagligen med chefer, medarbetare, interna stödfunktioner och externa samarbetspartners. Eftersom du arbetar nära sektorchef och ledning är integritet, gott omdöme och lojalitet viktiga delar av uppdraget. Genom ditt strukturerade arbetssätt, din servicekänsla och din förmåga att skapa god ordning bidrar du till en väl fungerande verksamhet och ett effektivt ledningsstöd.

02Vanliga arbetsuppgifter

Som chefssekreterare ansvarar och administrerar du:

• Kalender- och mötesadministration för sektorchef och sektorledning.
• Planering, samordning och dokumentation av möten och konferenser.
• Diarieföring, dokumenthantering och administration av allmänna handlingar.
• Framtagande av administrativa underlag, presentationer och rapporter.
• Samordning av administrativa processer och kontakter inom och utanför verksamhete.

03Din kompetens

Krav

• Gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
• God datorvana och vana att arbeta i digitala system.
• Goda kunskaper i Microsoft 365. 
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.
• Erfarenhet av dokumenthantering, mötesadministration och protokollskrivning.

Meriterande

• Arbetat i kommunal eller offentlig verksamhet och förståelse för hur det är att arbeta i en politiskt styrd organisation.
• Erfarenhet av arbete i diarie- och ärendehanteringssystem.
• Administrativt stöd till chefer eller ledningsgrupper.

04Vi söker dig

Vi söker dig som vill ha en central roll där du bidrar till struktur, samordning och goda förutsättningar för ledningens arbete. Som chefssekreterare är du ett nära stöd till sektorchef och sektorledning och en viktig sammanhållande länk i verksamheten. Du trivs med att ha många kontaktytor, att skapa ordning och att se till att administrativa processer fungerar effektivt.

För att lyckas i rollen är du självgående, strukturerad och har förmåga att planera och prioritera ditt arbete även när förutsättningarna förändras. Du är trygg i dig själv, har ett gott omdöme och bemöter människor på ett professionellt och serviceinriktat sätt. Vi söker dig som kommunicerar tydligt, ser helheten och har förståelse för vikten av att arbeta utifrån gällande regler och riktlinjer. Med ditt engagemang, din flexibilitet och din känsla för kvalitet blir du ett värdefullt stöd för både ledning och verksamhet.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

05Övrigt

I den här rekryteringen behöver du inte skicka med ett personligt brev, då du kommer att få besvara fritextfrågor av relevans för tjänsten i stället. Det enda du behöver bifoga är ditt CV.

06Så går rekryteringen till

Intervjuer kan ske löpande. Vi vill att du bifogar CV och personligt brev i din ansökan. Betyg/intyg behöver inte skickas med. Det ber vi dig komplettera med om det blir aktuellt med en intervju.

Östersunds kommun har före annonsering övervägt val av annonseringskanaler och undanber sig därför samtal från rekryteringsfirmor och annonsförsäljare.

07Vad erbjuder vi?

Östersunds kommun erbjuder dig förmåner så som betald semester från första anställningsåret, semesterväxling, friskvårdsbidrag eller friskvårdstimme. Via vår förmånsportal får du ta del av oberoende pensionsrådgivning och en mängd rabatter och erbjudanden. Du kan dessutom få snabbt och professionellt stöd från olika specialister, som till exempel psykologer, jurister och ekonomer, genom tjänsten Personalstöd. Du kan läsa mer om våra förmåner på vår hemsida: https://www.ostersund.se/naringsliv-och-arbete/jobba-hos-oss/sa-har-jobbar-vi/lon-och-formaner.html

08Om Vård- och omsorgsförvaltningen

Inom Vård- och omsorgsförvaltningen tillämpar vi valfri sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda medarbetare. Det innebär att du som medarbetare har rätt att arbeta upp till heltid inom andra verksamheter i din sektor. Detta ger dig en chans till variation, nya erfarenheter och ett bredare nätverk. Vi värnar om att skapa en flexibel arbetsmiljö där dina önskemål och verksamhetens behov möts.Att jobba med hjärtat hos oss på Vård- och omsorgsförvaltningen innebär att du bidrar till att skapa enklare, rikare och tryggare liv för invånarna i Östersund. Vi arbetar med människor i alla åldrar och strävar efter att alltid göra skillnad i vardagen. Det är viktigt. På riktigt..