Nämndsekreterare/registrator

01Ditt uppdrag

Som nämndsekreterare/registrator på Kommunledningsförvaltningens Sektor demokratistöd kommer du att vara en spindel i det demokratiska nätet. Rollen innebär att bidra till rättssäkra och strukturerade processer med respekt för gällande lagstiftning, samhällsansvar och individens integritet.

Tjänsten är ett föräldravikariat med tillträde i januari 2027 och sträcker sig till oktober 2027 och innebär nämndadministrativt stöd huvudsakligen för två gemensamma nämnder där sekretess förekommer, samt registratur för dessa nämnder och för Kommunstyrelsen. På Sektor demokratistöd arbetar vi med flera nämnder och förvaltningar i ett teambaserat arbetssätt där vi stöttar varandra och uppdragsgivarna där behov finns. Andra sekreteraruppdrag kan tillkomma. Uvecklingsarbete ingår eftersom vi alla arbetar med ständiga förbättringar.

Du arbetar nära verksamheten och hanterar uppgifter där tydlig kommunikation, noggrannhet och ansvarstagande är centrala. Arbetet sker i en miljö där samarbete, inkludering och respekt för olikheter värderas.

02Arbetsuppgifter

I rollen ansvarar du för att samordna och administrera underlag och processer kopplade till nämndens arbete. Du behöver kunna planera ditt arbete självständigt och samtidigt samverka med kollegor och externa parter.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Förbereda, samordna och kvalitetssäkra handlingar inför sammanträden.
• Föra protokoll och säkerställa att beslut och andra handlingar hanteras strukturerat.
• Registrera, diarieföra och lämna ut allmänna handlingar enligt gällande regler.
• Ge administrativt stöd till verksamhet, tjänstepersoner och förtroendevalda.
• Hantera systemadministration och bidra till ordning i digitala system och dokumentation.
• Besvara frågor om nämndadministration, offentlighet och sekretess samt allmänna handlingar.

03Krav och meriter

För att vara aktuell för rollen behöver du ha relevant akademisk utbildning och erfarenhet av kommunal verksamhet. Du behöver också ha kunskap inom de rättsliga och administrativa områden som ingår i uppdraget.

• Universitetsexamen, förvaltningsjuridik, statsvetare eller annan relevant samhällsvetenskaplig examen.
• Minst ett års erfarenhet i yrket i kommunal sektor.
• Kunskap inom offentlighet och sekretess, nämndadministration, allmänna handlingar, systemadministration och kommunallagen.
• Kunskap i Office 365

Följande erfarenheter och egenskaper är meriterande för rollen:

• Erfarenhet av att skriva protokoll, tjänsteskrivelser och andra formella handlingar.
• Erfarenhet av Ciceron, Troman, Canea, Stratsys och Flexite
• God förmåga att strukturera, prioritera och följa upp administrativa processer.
• Tydlig kommunikation i tal och skrift.
• Förmåga att arbeta noggrant med känsliga och integritetsnära uppgifter.
• Social kompetens och intresse för samarbete med olika yrkesgrupper.
• Initiativförmåga och öppenhet för nya arbetssätt.
• Erfarenhet av att utvärdera och ta fram styrdokument

04Vi söker dig

Rollen kräver lyhördhet och känsla för service liksom förmåga till kvalificerad handläggning inom fasta tidsramar. Du är noggrann och tar samtidigt hänsyn till helheten där du som nämndsekreterare och registrator bidrar genom att skapa struktur och kvalitet i de administrativa processer som stödjer verksamheten. Verksamhetsutveckling och hantering av digitala system är en del av det löpande arbetet, liksom att stötta arbetskamrater i sina uppdrag och gå in för varandra vid behov. Som nämndsekreterare är du ordförandes stabila högra hand vid sammanträdena och som registrator.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Arbetsmiljön präglas av samarbete, trygghet, inkludering och professionalism. Du får möjlighet till kontinuerligt lärande, utveckling och kompetensutveckling samt tillgång till digitala verktyg och systemstöd för arbetsuppgifter och dokumentation.

Anställning inom offentlig sektor innebär kollektivavtalade förmåner såsom pension och försäkringar. Det finns även möjlighet till introduktion, handledning och regelbundna arbetsplatsträffar.

05En hälsning från din blivande chef

Sektor demokratistöd på Kommunledningsförvaltningen i Östersund arbetar bland annat med juridik, nämndadministration, informationsförvaltning och dataskydd, beredskapsfrågor, säkerhet och trygghetsfrågor, registratur, arkiv, sekreterarstöd till ledning i politik och förvaltning. Tillsammans gör vi allt vi kan för att skapa bästa möjliga Östersund för våra medborgare utifrån våra uppdragsgivares direktiv. Ordning och reda, lagstiftning och styrdokument är ljuv musik i våra öron. När det förekommer allmänna val är det vi som ser till att de sker korrekt. Om du trivs med att med stor noggrannhet arbeta i ett fantastiskt team, då är detta ett jobb för dig.

06Så går rekryteringen till

Intervjuer kan ske löpande. Vi vill att du bifogar CV och personligt brev i din ansökan. Betyg/intyg behöver inte skickas med. Det ber vi dig komplettera med om det blir aktuellt med en intervju.

Östersunds kommun har före annonsering övervägt val av annonseringskanaler och undanber sig därför samtal från rekryteringsfirmor och annonsförsäljare.

07Vad erbjuder vi?

Östersunds kommun erbjuder dig förmåner så som betald semester från första anställningsåret, semesterväxling, friskvårdsbidrag eller friskvårdstimme. Via vår förmånsportal får du ta del av oberoende pensionsrådgivning och en mängd rabatter och erbjudanden. Du kan dessutom få snabbt och professionellt stöd från olika specialister, som till exempel psykologer, jurister och ekonomer, genom tjänsten Personalstöd. Du kan läsa mer om våra förmåner på vår hemsida: https://www.ostersund.se/naringsliv-och-arbete/jobba-hos-oss/sa-har-jobbar-vi/lon-och-formaner.html

08Om Kommunledningsförvaltningen

I arbetet för ett bättre Östersund har demokrati och utveckling en avgörande roll. Inom Kommunledningsförvaltningen arbetar vi bland annat med medborgarservice och demokratiska uppdrag kopplat till politiken. Här finns också våra näringslivsutvecklare, ekonomer, HR-konsulter, kommunikatörer, IT och administratörer med flera.